Surat rasmi Bahasa Melayu
Format surat rasmi: 8 bahagian, ikut susunan
Surat rasmi disusun begini, dari atas ke bawah: alamat pengirim dengan garisan di bawahnya, jawatan dan alamat penerima, nombor rujukan jika ada, tarikh, salam "Tuan,", perkara, isi, kemudian penutup dan tandatangan. Perenggan pertama tidak bernombor. Nombor bermula dari perenggan kedua.
Laman ini panduan umum, bukan panduan rasmi mana-mana jabatan. Tiada undang-undang yang menetapkan satu format untuk surat orang awam. Susunan di sini ikut amalan dalam modul latihan Majlis Perbandaran Alor Gajah (MPAG) dan garis panduan surat Universiti Malaysia Kelantan (UMK). Jika pejabat penerima minta format sendiri, ikut format itu.
Susunan format surat rasmi
Lapan bahagian, sama nombor dengan rajah di atas. Contoh penuh untuk surat permohonan, aduan, jemputan dan makluman ada di halaman contoh surat rasmi.
Alamat pengirim
Nama dan alamat anda di bahagian paling atas, satu baris untuk setiap bahagian alamat. Modul MPAG menaip huruf pertama setiap perkataan dengan huruf besar, kemudian meletakkan satu garisan lurus di bawah alamat.
Sumber: modul MPAG, langkah 7 hingga 15
Jawatan dan alamat penerima
Di sebelah kiri. Mulakan dengan jawatan penerima, contohnya "Yang Dipertua," atau "Pengurus,", diikuti nama pejabat dan alamat. UMK mengalamatkan surat kepada ketua jabatan, kecuali surat untuk orang tertentu. Jika penerima bergelar, tulis kata hormat dan gelarannya dahulu.
Sumber: MPAG langkah 16; UMK bahagian 2.4
Nombor rujukan (jika ada)
Surat jabatan mesti ada "Rujukan Kami". Orang awam tidak perlu: contoh surat penduduk dalam modul MPAG tidak memakainya. Persatuan yang menyimpan fail surat boleh meletakkan nombor rujukan sendiri di kanan, di atas tarikh.
Sumber: UMK bahagian 2.2; modul MPAG
Tarikh
Di kanan, sebaris dengan baris terakhir alamat penerima. Contoh MPAG menaipnya "16 DISEMBER 2019". Dalam garis panduan UMK, tarikh di kanan atas di bawah nombor rujukan, dan tarikh itu ialah tarikh surat ditandatangani.
Sumber: MPAG langkah 20; UMK bahagian 2.3
Salam
"Tuan," untuk surat kepada agensi awam, tanpa mengira jantina penerima. Untuk orang perseorangan, "Tuan," atau "Puan," ikut penerima. Penerima bergelar disapa dengan kata hormat dan gelarannya.
Sumber: UMK bahagian 2.6
Perkara
Satu perkara sahaja, ringkas, dan menggambarkan isi surat. UMK menulisnya dalam huruf besar dan tebal, tanpa garis dan tanpa noktah. MPAG pula menggariskannya. Pilih satu gaya dan kekalkan.
Sumber: UMK bahagian 2.7; MPAG langkah 22 hingga 23
Isi bernombor
Perenggan pertama menyatakan tujuan dan tidak bernombor. Perenggan kedua dan seterusnya bernombor, bermula dengan 2. Garis panduan UMK juga tidak menomborkan perenggan penutup.
Sumber: UMK bahagian 2.8; MPAG langkah 28 hingga 32
Penutup dan tandatangan
Ayat penutup seperti "Sekian, terima kasih.", kemudian "Yang benar,", ruang tandatangan, nama, jawatan dan organisasi. Modul MPAG menekan Enter tiga kali untuk ruang tandatangan. Jika ada salinan, tulis "s.k." di kiri selepas ruang tandatangan.
Sumber: MPAG langkah 41 hingga 45; UMK bahagian 2.11
Cara menulis surat rasmi
Siapkan isinya dahulu, baru susun. Tujuh langkah ini ikut susunan di atas.
Kenal pasti penerima yang betul. Cari jawatan ketua pejabat atau pegawai yang mengurus perkara itu. Jika anda tahu nama pegawainya, letakkan di baris u.p. (untuk perhatian) di bawah alamat pejabat.
Tulis perkara dalam satu baris. Ada dua urusan berbeza? Hantar dua surat.
Mulakan isi dengan tujuan. "Merujuk kepada perkara di atas" (MPAG) dan "Dengan hormatnya saya merujuk" (UMK) ialah pembuka yang biasa. Selepas itu terus nyatakan apa yang anda mohon, adukan atau maklumkan.
Satu perenggan, satu isi. Fakta dahulu: tarikh, nombor akaun atau nombor tugasan, dan apa yang sudah berlaku. Permintaan anda lazimnya di perenggan akhir sebelum penutup.
Labelkan lampiran. Jika anda sertakan resit atau gambar, sebut "Lampiran A" atau "Lampiran 1" dalam isi, dan tulis label yang sama pada lampiran itu (UMK 2.8).
Tutup dan tandatangan: "Sekian, terima kasih." atau ayat kerjasama, kemudian "Yang benar,", tandatangan, nama dan jawatan.
Surat lebih daripada satu helai? Nomborkan muka surat setiap helaian. Pastikan helaian tandatangan membawa sekurang-kurangnya satu baris perenggan terakhir, supaya tandatangan itu tidak boleh dipisahkan dan dipakai untuk surat lain (UMK 2.10).
Susun surat rasmi anda
Isi borang di bawah. Pratonton disusun ikut format di atas: perkara diformatkan, perenggan dinombor dari 2, dan ayat penutup tidak bernombor. Salin teks ke Word atau Google Docs, atau terus cetak.
Tuan,
PERKARA ATAU TAJUK SURAT
Perenggan pertama tanpa nombor
Perenggan kedua bermula dengan nombor 2
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Nama
Apa yang anda taip disimpan dalam pelayar ini sahaja (storan tempatan) supaya tidak hilang jika halaman dimuat semula. Tiada apa-apa dihantar kepada kami. Butang Kosongkan memadamnya.
Format surat rasmi kerajaan: apa yang berbeza
Surat daripada jabatan kerajaan dan universiti awam ada beberapa unsur yang surat orang awam tidak perlukan. Jadual ini membandingkan garis panduan UMK dengan contoh surat orang awam dalam modul MPAG.
| Bahagian | Surat jabatan kerajaan atau universiti awam | Surat orang awam atau persatuan |
|---|---|---|
| Kertas | Kertas rasmi berkepala surat jabatan | Kertas biasa, alamat pengirim ditaip di atas |
| Nombor rujukan | "Rujukan Kami" mesti ada, di kanan atas | Tidak perlu |
| Tarikh | Di bawah nombor rujukan; tarikh surat ditandatangani | Di kanan, sebaris dengan baris akhir alamat penerima |
| Slogan | "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" sebelum kata akhir; surat kerajaan sejak 15 Februari 2023 menambah "MALAYSIA MADANI" di atasnya | Tiada |
| Kata akhir | "Saya yang menjalankan amanah," | "Yang benar," |
| Penandatangan | Nama dalam huruf besar tanpa panggilan hormat; "b.p." jika pegawai menandatangani bagi pihak ketua jabatan | Nama, jawatan dan organisasi jika ada |
Format surat rasmi terkini: slogan surat kerajaan
Satu perubahan sejak Februari 2023 ialah pada slogan. Menurut laporan Bernama di portal Malaysia MADANI, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) mengeluarkan surat pekeliling bertarikh 15 Februari 2023 supaya surat rasmi kerajaan memakai frasa "Malaysia Madani" sebelum "Berkhidmat Untuk Negara". Pada surat sebenar, kedua-dua baris ini biasanya ditaip dalam huruf besar.
Ini untuk surat jabatan. Surat anda sebagai orang awam atau persatuan tidak perlu meniru slogan itu.
s.k., u.p. dan b.p.
- s.k.
- Salinan kepada. Senarai penerima salinan, di kiri selepas ruang tandatangan. Jika salinan dihantar ke pejabat lain, tulis alamat penuhnya (UMK 2.11).
- u.p.
- Untuk perhatian. Nama atau jawatan pegawai yang patut membaca surat itu, dalam kurungan di bawah alamat pejabat, contohnya "(u.p.: Pegawai Khidmat Pelanggan)" (UMK 2.4).
- b.p.
- Bagi pihak. Dipakai apabila pegawai menandatangani surat bagi pihak ketua jabatan (UMK 2.10).
s.k. dan u.p. sama berguna dalam surat orang awam, terutamanya bila surat aduan perlu sampai kepada pegawai tertentu.
Surat rasmi dan tidak rasmi: bezanya
Perbezaan surat rasmi dan tidak rasmi paling jelas pada susunannya. Ringkasnya untuk urusan kerja dan harian:
| Surat rasmi | Surat tidak rasmi | |
|---|---|---|
| Penerima | Jabatan, syarikat, persatuan, atau pegawai atas jawatannya | Keluarga, kawan atau kenalan |
| Alamat | Alamat pengirim dan alamat penerima yang lengkap | Biasanya alamat pengirim dan tarikh sahaja |
| Perkara | Ada baris perkara | Tiada |
| Isi | Bahasa baku; perenggan bernombor dari 2 | Bahasa mesra; perenggan tanpa nombor |
| Penutup | "Yang benar,", tandatangan, nama dan jawatan | Ikut hubungan dengan penerima |
Soalan lazim tentang surat rasmi
"Tuan," atau "Tuan/Puan,"?
Untuk surat kepada jabatan atau agensi awam, garis panduan UMK memakai "Tuan," tanpa mengira jantina penerima. Untuk orang perseorangan, pilih "Tuan," atau "Puan," ikut penerima.
Surat edaran kepada ramai ahli lazimnya memakai "Tuan/Puan,".
Perlukah saya tulis "Saya yang menjalankan amanah"?
Tidak. Itu kata akhir surat jabatan kerajaan dan universiti awam. Surat orang awam ditutup dengan "Yang benar,".
Perenggan pertama perlu nombor?
Tidak. Nombor bermula dari perenggan kedua, iaitu 2.
"Merujuk kepada perkara di atas" atau "Dengan hormatnya saya merujuk"?
Kedua-duanya pembuka yang biasa. Modul MPAG memakai yang pertama, garis panduan UMK yang kedua. Pilih satu sahaja dalam satu surat.
Fon dan saiz huruf apa yang perlu dipakai?
Tiada saiz tetap untuk surat orang awam. Sebagai contoh, UMK menetapkan Arial saiz 11 hingga 12, jarak baris 1.0 hingga 1.5 dan teks rata kiri dan kanan untuk surat universitinya.
Sumber rujukan
- Majlis Perbandaran Alor Gajah, modul latihan "Membuat Surat Rasmi menggunakan WPS Office" (PDF).
- Universiti Malaysia Kelantan, Pekeliling Pentadbiran Bil. 13/2022: Garis Panduan Penyediaan Surat, Memo dan Emel Rasmi (PDF, 15 Jun 2022).
- Portal Malaysia MADANI (Bernama), laporan frasa "Malaysia Madani" dalam surat rasmi kerajaan (16 Februari 2023).
- Jabatan Perdana Menteri, Surat Pekeliling Am Bil. 4 Tahun 2014: Panggilan Hormat dan Kaedah Penggunaannya (PDF).
Pautan disemak pada 19 Oktober 2026.
Tentang laman ini, privasi dan penafian
Tentang
FormatSuratRasmi.my ditulis dan diselenggara oleh Edwin Tan.
Laman ini menerangkan susunan surat rasmi dan minit mesyuarat dengan merujuk panduan awam yang dipautkan di halaman ini, dan menyediakan dua alat: penyusun surat dan penjana minit mesyuarat.
Hubungi
E-mel: hello@formatsuratrasmi.my. Jika anda jumpa maklumat yang salah atau pautan yang rosak, beritahu kami.
Privasi
Penyusun surat dan penjana minit berjalan dalam pelayar anda. Apa yang anda taip disimpan dalam storan tempatan (localStorage) pelayar pada peranti anda supaya draf tidak hilang bila halaman dimuat semula. Ia tidak dihantar kepada kami. Butang Kosongkan memadamnya. Kami tidak meminta nombor MyKad atau maklumat bank.
Analitik (jika ada): laman ini mungkin memakai Cloudflare Web Analytics, yang tidak menggunakan kuki, atau Google Analytics 4, yang menggunakan kuki untuk mengira lawatan dan halaman yang dibuka secara agregat.
Iklan (jika ada) disediakan oleh Google AdSense. Vendor pihak ketiga, termasuk Google, menggunakan kuki untuk memaparkan iklan berdasarkan lawatan anda sebelum ini ke laman ini dan laman web lain. Kuki pengiklanan Google membolehkan Google dan rakan kongsinya memaparkan iklan kepada anda berdasarkan lawatan anda ke laman ini dan/atau laman lain di Internet. Anda boleh menarik diri daripada iklan yang diperibadikan di Tetapan Iklan Google atau di www.aboutads.info.
Data peribadi yang anda hantar kepada kami melalui e-mel diurus selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010. Kami memakainya hanya untuk membalas mesej anda, dan tidak menjual atau berkongsi data itu.
Penafian
Laman ini panduan umum dan tiada kaitan dengan MPAG, UMK, UiTM, CIAST, JPA atau mana-mana agensi kerajaan. Contoh surat dan minit memakai nama rekaan. Jika pejabat penerima, majikan atau perlembagaan persatuan menetapkan format sendiri, ikut format itu. Kami tidak bertanggungjawab atas keputusan yang dibuat berdasarkan surat yang disusun dengan alat di laman ini.