FormatSuratRasmi.my

Minit mesyuarat

Contoh minit mesyuarat dan template minit mesyuarat

Minit mesyuarat bermula dengan nama dan bilangan mesyuarat, tarikh, masa dan tempat. Selepas senarai kehadiran, agenda dicatat ikut susunan ini: ucapan pengerusi, pengesahan minit lalu, perkara berbangkit, perkara baharu, hal-hal lain dan penutup. Setiap perkara mencatat keputusan dan siapa yang bertindak.

Oleh Edwin TanDikemas kini

Susunan ini daripada panduan UiTM dan arahan CIAST, yang kedua-duanya berasaskan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 2 Tahun 1991. Jika perlembagaan persatuan atau peraturan syarikat anda menetapkan format sendiri, ikut format itu.

Format minit mesyuarat

Dari atas ke bawah, ikut Lampiran 5 panduan UiTM dan susunan agenda dalam arahan CIAST:

  1. TajukNama mesyuarat dan bilangannya, contohnya Mesyuarat Jawatankuasa Bil. 4/2026. Kemudian tarikh berserta hari, masa dan tempat.
  2. HadirPengerusi dahulu, kemudian ahli ikut kekananan. Setiausaha di akhir senarai.
  3. Turut hadirBukan ahli, tetapi dijemput khas ke mesyuarat.
  4. Tidak hadir dengan maafAhli yang tidak dapat hadir.
  5. Urus setiaPegawai yang mengurus mesyuarat, jika ada.
  6. Ucapan pengerusiPerkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi.
  7. Pengesahan minit mesyuarat laluDisahkan tanpa pindaan, atau disahkan dengan pindaan. Jika ada pindaan, senaraikan.
  8. Perkara-perkara berbangkitPerkara dari mesyuarat lalu. Catat muka surat atau perenggan minit lalu, dan siapa yang masih perlu bertindak.
  9. Perkara baharuKertas kerja atau perkara baru. Catat keputusan berserta pihak yang bertanggungjawab.
  10. Hal-hal lainPerkara yang tiada dalam agenda asal.
  11. PenutupMasa mesyuarat tamat atau ditangguhkan, ucapan terima kasih pengerusi, dan tarikh mesyuarat akan datang jika sudah ditetapkan.
  12. TandatanganFormat CIAST: disediakan dan ditandatangani oleh setiausaha. Panduan UiTM: pengerusi menandatangani minit pada tarikh mesyuarat berikutnya, selepas minit itu disahkan.

Panduan UiTM menambah satu agenda paling awal, iaitu pengisytiharan kepentingan: ahli menyatakan jika mereka ada kepentingan dalam perkara yang akan dibincangkan. Itu peraturan dalaman UiTM. Masukkan dalam ucapan pengerusi jika organisasi anda mewajibkannya.

Contoh minit mesyuarat persatuan

Contoh minit mesyuarat jawatankuasa sebuah persatuan peminat basikal. Perhatikan cara perkara berbangkit merujuk perenggan minit lalu, dan setiap keputusan ada nama pihak yang bertindak. Keputusan perkara 4.2 ialah punca contoh surat makluman di laman ini.

Nama, persatuan dan tempat dalam contoh ini rekaan.

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA BIL. 4/2026
PERSATUAN PEMINAT KAYUHAN LEMBAH SERI MELUR

Tarikh
10 Oktober 2026 (Sabtu)
Masa
8.30 malam
Tempat
Bilik Mesyuarat, Kompleks Sukan Tasik Kenari

HADIR

  1. Puan Kavitha a/p Raman (Pengerusi)
  2. Encik Hafiz bin Kamal (Naib Pengerusi)
  3. Cik Tan Mei Ling (Bendahari)
  4. Encik Rajesh a/l Muniandy (Ahli Jawatankuasa)
  5. Puan Zarina binti Daud (Ahli Jawatankuasa)
  6. Encik Lim Wei Jie (Setiausaha)

TURUT HADIR

  1. Encik Azman bin Said (Ketua Marsyal, dijemput untuk perkara 4.1)

TIDAK HADIR DENGAN MAAF

  1. Encik Wong Kah Hoe (Ahli Jawatankuasa)

1.0UCAPAN PENGERUSI

1.1

Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli jawatankuasa dan Encik Azman bin Said.

1.2

Pengerusi memaklumkan bilangan ahli berdaftar kini 214 orang, bertambah 19 orang sejak Julai 2026.

2.0PENGESAHAN MINIT MESYUARAT LALU

2.1

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Bil. 3/2026 bertarikh 12 Julai 2026 disahkan dengan pindaan berikut:

  1. Perenggan 4.2: jumlah peserta kayuhan Ogos dibetulkan daripada 85 kepada 58 orang.
2.2

Pengesahan dicadangkan oleh Encik Hafiz bin Kamal dan disokong oleh Puan Zarina binti Daud.

3.0PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1

Tempahan jersi kelab 2026

Rujukan: Minit Bil. 3/2026, perenggan 3.1

Bendahari melaporkan 96 helai jersi telah diterima dan diagihkan. Baki 12 helai saiz XL belum dituntut.

Keputusan: Baki jersi dijual kepada ahli baharu pada harga kos.

Tindakan: Bendahari

3.2

Rak basikal di kompleks sukan

Rujukan: Minit Bil. 3/2026, perenggan 4.3

Setiausaha memaklumkan permohonan kepada pengurusan kompleks sukan masih menunggu jawapan.

Keputusan: Setiausaha membuat susulan bertulis sebelum 31 Oktober 2026.

Tindakan: Setiausaha

4.0PERKARA BAHARU

4.1

Kayuhan Amal Hujung Tahun 2026

Encik Azman bin Said membentangkan cadangan laluan sejauh 40 km dengan 10 orang marsyal. Ahli jawatankuasa berpendapat laluan itu terlalu jauh untuk peserta baharu.

Keputusan: Kayuhan amal diadakan pada 13 Disember 2026 dengan laluan 30 km. Hasil yuran penyertaan disalurkan kepada rumah kebajikan yang dipilih oleh jawatankuasa.

Tindakan: Naib Pengerusi dan Encik Azman bin Said

4.2

Tarikh Mesyuarat Agung Tahunan 2026

Setiausaha memaklumkan Bilik Seminar, Kompleks Sukan Tasik Kenari tidak dapat digunakan pada 15 November 2026.

Keputusan: Mesyuarat Agung Tahunan ditukar ke 29 November 2026. Surat makluman diedarkan kepada semua ahli dan tarikh akhir usul dilanjutkan ke 15 November 2026.

Tindakan: Setiausaha

5.0HAL-HAL LAIN

5.1

Saluran pengumuman ahli

Puan Zarina binti Daud mencadangkan satu saluran pengumuman yang hanya membenarkan pentadbir menghantar mesej.

Keputusan: Dipersetujui. Setiausaha dan Naib Pengerusi menjadi pentadbir.

Tindakan: Setiausaha

6.0PENUTUP

6.1

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 10.15 malam.

6.2

Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir.

6.3

Mesyuarat akan datang: Mesyuarat Jawatankuasa Bil. 5/2026, tarikh akan dimaklumkan selepas Mesyuarat Agung Tahunan.

Disediakan oleh:

Lim Wei Jie

Setiausaha

Disahkan oleh:

Kavitha a/p Raman

Pengerusi

Tarikh:

Template minit mesyuarat: isi, salin dan cetak

Pilih templat, isi butiran, dan minit disusun dengan nombor 1.0, 1.1 dan seterusnya. Bahagian yang kosong tidak dimasukkan, kecuali pengesahan minit dan penutup. Anda boleh salin teks, cetak, atau muat turun fail .txt.

Tajuk, tarikh dan tempat
Contoh: 4/2026
Contoh: 8.30 malam
Kehadiran
Satu nama satu baris. Pengerusi dahulu, kemudian ikut kekananan, setiausaha di akhir.
Ucapan pengerusi
Tinggalkan satu baris kosong antara perkara. Biarkan kosong jika tiada.
Pengesahan minit mesyuarat lalu
Contoh: Mesyuarat Jawatankuasa Bil. 3/2026 bertarikh 12 Julai 2026
Keputusan
Perkara-perkara berbangkit

Perkara dari mesyuarat lalu yang masih perlu dilaporkan atau diputuskan.

Perkara baharu

Kertas kerja atau perkara baru dalam agenda.

Hal-hal lain

Perkara yang tiada dalam agenda asal.

Penutup
Contoh: 10.15 malam
Tandatangan

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA

Tarikh
...
Masa
...
Tempat
...

HADIR

  1. Pengerusi
  2. Naib Pengerusi
  3. Bendahari
  4. Ahli Jawatankuasa
  5. Setiausaha

1.0PENGESAHAN MINIT MESYUARAT LALU

1.1

Minit mesyuarat yang lalu disahkan tanpa pindaan.

2.0PENUTUP

2.1

Mesyuarat ditangguhkan.

2.2

Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir.

Disediakan oleh:

Nama setiausaha

Disahkan oleh:

Nama pengerusi

Pengerusi

Tarikh:

Draf disimpan secara automatik dalam pelayar ini sahaja (storan tempatan). Tiada apa-apa dihantar kepada kami. Butang Kosongkan memadamnya selepas anda mengesahkan.

Cara menulis minit mesyuarat

Panduan UiTM meringkaskannya dalam empat perkataan: minit yang berkualiti berasaskan fakta, padat, tepat dan jelas. Dalam amalan, itu bermaksud:

  • Tulis dalam ayat laporan, bukan dialog. "Bendahari melaporkan baki akaun ..." lebih jelas daripada menyalin kata-kata seseorang satu per satu.
  • Catat keputusan dan siapa yang bertindak. Perbincangan yang panjang boleh diringkaskan kepada satu atau dua ayat.
  • Nombor, tarikh dan jumlah wang mesti tepat, kerana itulah yang dirujuk dalam perkara berbangkit mesyuarat seterusnya.
  • Siapkan draf cepat selepas mesyuarat dan hantar kepada pengerusi untuk disemak.

Berapa cepat minit perlu diedarkan?

Tiada satu tempoh untuk semua organisasi. Dua contoh amalan institusi awam:

Contoh amalan, bukan peraturan untuk persatuan atau syarikat. Sumber: UiTM bahagian 5.1 dan 5.3; CIAST bahagian 3.2.1 dan 3.2.2.
PeringkatUiTMCIAST
Jemputan dan agendaSekurang-kurangnya 7 hari sebelum mesyuaratSekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat, atau 10 hari jika melibatkan agensi lain
Edaran minitSelewat-lewatnya 5 hari bekerja sebelum mesyuarat berikutnyaTidak lewat 7 hari dari tarikh mesyuarat

CIAST juga meminta draf minit sampai kepada pengerusi tidak lewat tiga hari dari tarikh mesyuarat.

Minit mesyuarat agung

Minit mesyuarat agung tahunan memakai susunan yang sama. Templat "Mesyuarat Agung Tahunan" dalam penjana di atas memuatkan empat tajuk contoh di bawah perkara baharu: laporan tahunan setiausaha, penyata kewangan bendahari, usul-usul dan pemilihan jawatankuasa. Ubah tajuk itu ikut agenda dalam notis mesyuarat anda.

Tempoh notis, kuorum, dan bila minit atau penyata tahunan perlu dihantar kepada pihak berkuasa tidak sama bagi setiap pertubuhan. Semak perlembagaan persatuan anda.

Sumber rujukan

  1. Universiti Teknologi MARA, Pejabat Pendaftar, Garis Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat (PDF). Format minit di Lampiran 5.
  2. CIAST, Jabatan Pembangunan Kemahiran, Arahan Pengurusan CIAST Bil. 23/2010: Penyediaan Minit Mesyuarat (PDF, 26 Ogos 2010).
  3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991, Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan (JPM), sebagaimana dinamakan dalam kedua-dua dokumen di atas.

Pautan disemak pada 19 Oktober 2026.